I sistemi gestionali di ultima generazione sono veramente completi, con infinite possibilità di configurazione, che superano i limiti naturali consentendo di personalizzare il sistema in base alle esigente aziendali.
Ma se guardiamo ai gestionali di generazioni precedenti, notiamo che sono parecchio rigidi e che spesso non riescono a seguire le evoluzioni organizzative delle aziende. L’investimento, non solo economico, che il cambio di un gestionale implica, frena molto spesso l’evoluzione verso sistemi più recenti. Un cambio di questo tipo implica che si debba dedicare molto tempo nella scelta di un nuovo sistema, ma soprattutto alla formazione del personale che lo deve usare.
Nonostante questo, le aziende si evolvono ed i sistemi di gestione devono seguire queste evoluzioni consentendo alle organizzazioni di gestire in modo ottimale i flussi ed i dati.
In questo case study troverete una delle situazioni che abbiamo affrontato per superare alcuni limiti di un gestionale presso un nostro cliente.
Argomenti di questo articolo
Il problema: personale commerciale assegnato a specifici prodotti
La problematica che il nostro cliente ci ha sottoposto era la seguente:
- in ogni area geografica operano più agenti di vendita
- ognuno di questi agenti segue il cliente per prodotti differenti (quindi, per esempio, il sig. Rossi è addetto alle vendite del prodotto A, mentre il sig. Bianchi vende il prodotto X, ma entrambi operano sugli stessi clienti);
- il sistema gestionale consente di assegnare sull’anagrafica del cliente fino a 3 agenti, ma senza la possibilità di indicare per quale prodotto; questo si traduce nella impossibilità di calcolare in modo automatico le provvigioni perché su ogni fattura di ogni cliente non è indicato l’agente che ha venduto quel prodotto;
La soluzione: un datawarehouse e sistema di reportistica
La soluzione che abbiamo prospettato al cliente, e che abbiamo poi realizzato, è stata quella di sviluppare un sistema datawarehouse tramite il quale:
- generare una matrice in cui indicare, per ogni cliente e per ogni singolo prodotto, l’agente di vendita di riferimento;
- spostare il calcolo delle provvigioni dal sistema gestionale al datawarehouse;
- ampliare ulteriormente il sistema di calcolo con molte eccezioni e particolarità specifiche dell’organizzazione aziendale e del rapporto contrattuale con ogni singolo agente;
Tramite un sistema di reportistica basato su applicazione web, sono poi stati realizzati alcuni report che vengono utilizzati per visualizzare le provvigioni calcolate dal sistema che possono essere modificate tramite il report stesso.
Successivamente il report viene utilizzato per generare un file in formato PDF che viene inviato all’agente con il report delle sue provvigioni.
Benefici: flessibilità e vantaggi ulteriori
Da questo intervento il cliente ha ottenuto i seguenti benefici:
- flessibilità nel gestire in autonomia la matrice di assegnazione degli agenti ai clienti in base al prodotto;
- questa infrastruttura ha consentito inoltre di attivare, successivamente, le seguenti funzionalità:
- definire anche le statistiche di vendita con la corretta imputazione ad ogni singolo agente delle proprie vendite;
- invio automatico ad ogni agente di mail di notifica degli ordini inseriti sul sistema gestionale per i propri clienti in base al prodotto che il cliente ha acquistato;
Strumenti utilizzati
Per la realizzazione di quanto descritto sono stati utilizzati i seguenti strumenti:
- Microsoft SQL Server;
- Microsoft SQL Integration Services;
- Microsoft SQL Reporting Services;
- Applicazione web sviluppata su framework Microsoft .Net C# integrata con JQuery e Ajax;
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